Responsabilisation

Les Ressources pour l'Enfance et la Communauté (REC) sont un organisme désigné du secteur parapublic comme prévu à l'article 12 de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic et suivent la directive et les exigences du secteur parapublic de l'Ontario pour la gestion de la chaîne d'approvisionnement et les dépenses de déplacement, de repas et d'hébergement.

Principes d'approvisionnement du secteur parapublic de l'Ontario  


Objectif: Assurer une chaîne d'approvisionnement du secteur parapublic éthique, professionnelle et responsable.

Intégrité personnelle et professionnalisme
Les personnes impliquées dans les activités de la chaîne d'approvisionnement doivent agir avec intégrité et professionnalisme. L'honnêteté, la prudence et la diligence doivent faire partie intégrante de toutes les activités de la chaîne d'approvisionnement entre les fournisseurs des REC et autres parties prenantes.  Il doit y avoir du respect pour autrui et pour l'environnement. Les renseignements confidentiels doivent être conservés de façon sécuritaire. Les participants ne doivent pas se livrer à des activités qui pourraient créer ou sembler créer un conflit d'intérêts, tel qu'accepter des cadeaux ou des faveurs, offrir un traitement préférentiel ou appuyer publiquement des fournisseurs ou des produits.

Responsabilisation et transparence
La chaîne d'approvisionnement doit être responsable et transparente. Les activités de sous-traitances et d'achats doivent être justes, transparentes et menées en vue d'obtenir la meilleure valeur.  Tous les participants doivent veiller à ce que les ressources du secteur public soient utilisées de manière responsable et efficace.

Conformité et amélioration
Les personnes impliquées dans les activités de la chaîne d'approvisionnement et d'achats doivent adhérer à ces directives et les lois du Canada et de l'Ontario.  Elles doivent travailler continuellement à améliorer les politiques et les procédures de la chaîne d'approvisionnement afin d'améliorer leurs connaissances de la chaîne d'approvisionnement et leurs niveaux de compétence, et partager les pratiques de pointe.

Politique sur les frais de déplacement


Les Ressources pour l'Enfance et la Communauté (REC) ont affiché publiquement cette politique pour répondre aux exigences en matière de transparence de la Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic.

Les REC rembourseront ses employés qui engagent des dépenses approuvées dans l'exercice de leurs fonctions. En général, toute activité qui générera des dépenses doit être pré approuvée par un superviseur immédiat.

Les dépenses approuvées incluent, mais sans s'y limiter :

Déplacement

  • Distance parcourue à 0,52 $ du kilomètre par un véhicule privé, y compris le stationnement. Ce tarif sera réexaminé annuellement.
  • Un véhicule économique (pour tout déplacement à l'extérieur dépassant 200 kilomètres) sera loué d'un service de location automobile approuvé.

S'il n'est pas possible de louer un véhicule, ou pour des raisons de sécurité, les REC rembourseront l'employé pour l'usage de son propre véhicule au tarif journalier de location approuvé, y compris l'essence, au lieu du kilométrage.

Si un employé préfère utiliser son propre véhicule pour un déplacement à l'extérieur, ses dépenses d'essence seront remboursées seulement pour un aller-retour approuvé par son superviseur immédiat.  Dans le cas où les REC ont déjà pris des mesures pour louer un véhicule, tout employé qui préfère utiliser son propre véhicule sera alors responsable de ses frais de déplacement.

Dans un tel cas, l'employé doit avoir une protection d'assurance couvrant la responsabilité civile et les dommages matériels au montant d'au moins 1 million de dollars.  Les REC recommandent qu'une clause « à usage professionnel » soit ajoutée à sa police d'assurance.

Chaque année, l'employé devra fournir une preuve d'assurance et un permis de conduire valide.  Il est entendu que l'employé est responsable du coût de sa protection d'assurance.

Repas
L'allocation de repas sera d'un maximum de 60 $ par jour. Dans le cas où les dépenses sont engagées durant moins d'une pleine journée, la répartition se fera comme suit :

  • Petit-déjeuner  12 $
  • Dîner               18 $
  • Souper            30 $

Des reçus détaillés et les reçus de carte de crédit sont requis pour un remboursement.

Les gestionnaires ont la discrétion d'approuver toute dépense de plus de 60 $ par jour, pourvu que l'employé fournisse des reçus démontrant une raison valable.

Autres dépenses

  •  Hébergement approuvé.
  • Durant tout voyage d'affaires pour les REC, si l'employé demeure chez un parent ou un ami au lieu d'un hôtel, il pourra soumettre, une seule fois, un reçu d'un maximum de 50 $, à titre de cadeau à l'hôte.
  • Autres dépenses approuvées, par ex., de la documentation.

Le remboursement exige un formulaire de réclamation des REC.

Politique en matière d'avantages accessoires

Les avantages accessoires sont uniquement permis dans des circonstances exceptionnelles et limitées et ils doivent être d'abord approuvés par la directrice administrative et/ou son représentant. Il faut clairement documenter et démontrer comment la dépense est liée au travail et/ou aux tâches de l'employé pour qu'elle soit approuvée.

Au cours de l'exercice terminé le 31 mars 2017, aucun avantages accessoires n'a été reçu pour tout membre des REC ou personne nommée à un poste.